Le présent article a initialement été publié sur le site de Dr. Bill. Il a été modifié afin de répondre aux besoins d’un public différent.
La question de la facturation médicale n’a probablement pas été abordée au cours de votre formation, et l’ensemble de ses règles, codes et procédures peut parfois vous sembler accablant, surtout si vous êtes novice en la matière. Mais en ayant les bonnes connaissances et les bons outils, la facturation n’a pas à être un casse-tête.
Voici huit conseils et bonnes pratiques pour faciliter la facturation et vous assurer que votre travail est pleinement rémunéré :
1. Créer une fiche de référence
Au lieu d’avoir à constamment consulter le registre principal des codes de votre province, créez une fiche de référence d’une page ou deux répertoriant les codes que vous utilisez le plus souvent. Voilà un moyen rapide de gagner du temps et d’éviter les frustrations pendant les journées chargées. Vous pouvez notamment y inclure les éléments suivants :
- Codes de facturation
- Codes de diagnostic
- Primes
- Restrictions
- Codes indirects (pour les consultations, courriels, etc.)
Conseil : Recherchez les codes dont vous avez besoin par mot-clé dans la base de données en ligne de votre province ou de votre territoire. Chaque province a ses propres codes de facturation, qui sont généralement disponibles sur le site Web du ministère de la Santé de la province.
2. Éviter les retards
Il est conseillé de facturer régulièrement – tous les jours ou toutes les semaines – afin d’assurer la stabilité de votre trésorerie et de ne pas rater un cycle de paiement. Les dates limites de facturation peuvent varier considérablement selon l’endroit où vous exercez. Par exemple, en Alberta, elles sont hebdomadaires, tandis qu’en Ontario, elles sont mensuelles.
En présentant vos factures dans les délais, vous éviterez les retards ou les paiements en souffrance. Une facture soumise en retard peut faire l’objet d’un procédé de révision plus long ou, dans certains cas, ne pas être admissible au paiement, selon votre province. La plupart des provinces accordent un délai de trois mois à compter de la date du service avant de considérer une facture comme « prescrite » ou « ayant dépassé la date limite », bien que certaines, comme la Saskatchewan, accordent un délai allant jusqu’à six mois.
Conseil : Vérifiez si votre province ou territoire offre des alertes par courriel pour vous rappeler les dates limites.
3. Vérifier l’exactitude de vos factures
En présentant une facture ne comportant aucune erreur, vous vous assurez d’être pleinement rémunéré pour le travail fait, mais aussi d’harmoniser votre facturation aux dossiers de vos patients. Voilà qui est particulièrement important si vos factures font l’objet d’un audit.
4. Facturer les consultations téléphoniques
De nombreux médecins effectuent des consultations au téléphone et en ligne dans le cadre de leur activités courantes, mais oublient souvent de les facturer. Au fil du temps, elles peuvent représenter une quantité surprenante d’heures de travail non rémunérées. Dans la plupart des cas, le médecin traitant (celui qui demande la consultation) et le médecin consultant (celui qui prend l’appel) peuvent tous deux présenter une facture.
Selon votre province, il se peut que vous ayez le droit de facturer les conseils que vous donnez à d’autres professionnels de la santé autorisés, comme les ambulanciers, le personnel des services d’aide à la vie autonome et des établissements de soins de longue durée, ainsi que les infirmières en santé publique, lorsqu’ils font appel à vous. N’oubliez pas de vérifier les lignes directrices de votre province pour confirmer les services admissibles à la facturation et, le cas échéant, d’ajouter les codes de consultation pertinents à votre fiche de référence afin de pouvoir les retrouver facilement.
5. Maximiser les incitatifs gouvernementaux
La plupart des provinces et des territoires proposent un programme d’incitation sous une forme ou une autre. Par exemple, le Business Cost Premium de la Colombie-Britannique peut aider les médecins admissibles à couvrir l’augmentation de leurs frais généraux, tandis que le Rural Remote Northern Program de l’Alberta indemnise les médecins qui exercent dans des zones mal desservies. Il ne s’agit là que de quelques exemples – il se peut que vous puissiez bénéficier d’autres programmes. Vérifiez auprès du ministère de la Santé de votre province que vous êtes bien inscrit à tous les programmes auxquels vous avez droit et que vous savez comment et quand les facturer.
6. Ajouter les primes applicables
Au moment d’établir votre fiche de référence pour la facturation, veillez à y inclure le code des primes que vous utilisez souvent. Selon votre province et votre spécialité, ces primes peuvent augmenter la valeur d’un service en fonction de facteurs comme la complexité du patient ou du service, votre rôle, l’heure de la journée ou le temps consacré au patient.
Conseil : Les primes sont un volet important de la facturation, mais elles peuvent facilement être négligées. Envisagez d’utiliser un système de facturation qui affiche des alertes automatiques lorsque des primes peuvent être ajoutées à vos factures. Vous pourrez ainsi mieux vous assurer d’être payé justement pour votre travail.
7. Réduire au minimum les rejets
Les factures rejetées, refusées ou réduites peuvent être un véritable casse-tête pour les médecins. Comme il faut du temps pour trouver l’erreur, la corriger et présenter une nouvelle facture, il n’est donc pas surprenant de constater que certains médecins préfèrent ne pas s’en occuper. Au fil du temps, ces factures non payées peuvent entraîner une importante perte de revenus.
Voici des conseils à garder à l’esprit pour réduire le nombre de rejets :
- Ajoutez un médecin traitant, le cas échéant (raison la plus courante des rejets)
- N’oubliez pas d’inscrire la date d’admission à l’hôpital lorsque vous facturez les soins prodigués aux patients hospitalisés
- Indiquez votre code de lieu de service ou d’établissement, le cas échéant
- Évitez les conflits de codes de frais (par exemple, codes ne pouvant pas être facturés ensemble ou facturés pour votre spécialité)
- Confirmez la couverture et les renseignements sur la carte d’assurance maladie du patient au début de chaque visite
8. Choisir la bonne solution de facturation
La meilleure solution de facturation médicale dépend de votre spécialité, de votre lieu de travail, de la complexité de la facturation et de vos préférences personnelles. Plusieurs options s’offrent à vous : vous pouvez utiliser votre DME, confier la facturation à un agent de facturation ou utiliser un logiciel de facturation médicale spécialisé qui rendra la gestion de vos factures beaucoup plus efficace.
Si vous envisagez de vous procurer un logiciel de facturation, recherchez des fonctions qui vous feront gagner du temps, par exemple les suivantes :
- Automatisation intelligente de la facturation – Permet d’ajouter rapidement des codes de frais et des diagnostics en quelques clics, ce qui permet d’éviter les erreurs les plus courantes.
- Possibilité d’ajouter plusieurs patients sur une seule facture – Fait gagner du temps et permet d’éviter les tracas liés à la présentation de factures individuelles.
- Outils de collaboration – Permet de travailler avec d’autres médecins de votre cabinet pour simplifier la facturation.
- Rapports transparents – Vous pouvez ainsi garder un œil sur toutes vos factures actives, ce qui est particulièrement utile pour faire le suivi de la facturation à l’acte.
- Gestion des rejets – Soutien de conseillers en facturation qui peuvent vous aider à comprendre pourquoi votre facture a été rejetée et vous guider sur la meilleure façon de la soumettre à nouveau.
En adoptant les bons outils et les meilleures pratiques, vous pouvez simplifier la procédure de facturation et vous assurer d’être pleinement rémunéré pour votre travail – sans trop de maux de tête et pour de meilleurs bénéfices nets.
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