Cinq conseils pour réaliser des économies insoupçonnées et compenser la hausse des coûts d’exploitation d’un cabinet

TLPL

• Les possibilités de réduire les coûts de votre cabinet sont nombreuses. Examinez attentivement vos charges fixes et variables afin de trouver des façons d’économiser.
• Une utilisation stratégique de votre carte de crédit et de vos comptes bancaires peut vous aider à réaliser des économies considérables sur les frais et les intérêts.
• Les outils numériques peuvent vous aider à automatiser les tâches et à accroître l’efficacité de votre cabinet.
• Les déductions fiscales, les subventions et les autres mesures incitatives réservées aux médecins peuvent vous permettre de réaliser des économies intéressantes et d’obtenir du financement précieux pour optimiser votre cabinet.

1. Réévaluez les dépenses de votre cabinet

Lorsque le coût des articles médicaux, du personnel et des services publics augmente, il est temps de réexaminer les dépenses de votre cabinet et de déterminer où vous pourriez faire des économies. Examinez à la fois vos charges fixes et variables pour trouver des pistes de réduction.

Vos charges fixes :

• Espace clinique: Si vous n’utilisez pas toutes vos salles d’examen ou que vous avez réduit vos heures de consultation en personne, envisagez de sous-louer les locaux à un autre praticien (p. ex., physiothérapeute ou diététicien) ou de renégocier votre bail. Dans de nombreuses régions, le marché des locaux médicaux s’adresse principalement aux locataires.
• Équipement: Envisagez d’acheter des appareils médicaux et du matériel de diagnostic d’occasion ou des ordinateurs réusinés afin de réduire vos dépenses d’équipement.

Vos charges variables :

• Articles médicaux et stocks. Passez en revue vos habitudes de commande afin d’éviter le surstockage et assurez-vous de tirer parti des organismes de groupement d’achats (OGA) ou des associations médicales qui offrent des ristournes.
• Frais de service diagnostique et de laboratoire. S’il y a lieu, revoyez vos ententes avec les fournisseurs tiers ou envisagez de passer à d’autres fournisseurs qui offrent des tarifs plus avantageux.
• Charges d’exploitation. Un éclairage et des thermostats écoénergétiques peuvent réduire vos frais de services publics. Passez également en revue vos forfaits Internet et mobiles : de nombreux fournisseurs offrent des remises aux professionnels de la santé.

  Pensez également à examiner vos relevés de compte. Songez à effectuer une revue annuelle avec votre partenaire financier, car vous pourriez être admissible à des réductions dont vous n’avez pas connaissance. Par exemple, RBC permet aux propriétaires de clinique de réaliser des économies sur les services bancaires aux particuliers et aux entreprises

• Abonnements et licences de logiciels. Passez en revue toutes les publications médicales, tous les outils et toutes les plateformes de gestion des dossiers médicaux électroniques auxquels vous êtes abonné. Annulez les licences inutilisées ou optez pour une tarification groupée lorsque cela est possible.
• Personnel et paie. Les solutions de paie automatisée peuvent réduire votre charge administrative et vous aider à rester au fait des changements réglementaires, ce qui augmente la productivité de votre cabinet. Parallèlement, la formation réciproque du personnel administratif ou le recours à du personnel à temps partiel ou contractuel peut contribuer à maîtriser vos charges salariales.
• Facturation. L’externalisation de la facturation au moyen d’un service de facturation médicale peut également réduire vos coûts si cela est fait correctement. Par exemple, Dr. Bill (ce lien mène à un site web dont le contenu est en anglais seulement) permet de gagner du temps et de simplifier le processus de facturation médicale pour les particuliers, les cliniques et les hôpitaux en Ontario, en Colombie-Britannique et en Alberta.
• Sensibilisation des patients et marketing. La meilleure publicité est souvent le bouche-à-oreille. Envisagez de mettre en œuvre des stratégies de communication organiques, peu coûteuses et axées sur la collectivité qui pourraient stimuler les recommandations.

2. Passez en revue vos cartes de crédit et vos prêts.

Les cartes de crédit d’entreprise peuvent être des moyens de paiement très utiles lorsqu’elles sont utilisées de façon stratégique :

• Réglez vos soldes à temps : évitez les charges d’intérêts en réglant chaque mois l’intégralité du solde de votre carte de crédit.
• Optimisez les récompenses : utilisez votre carte de crédit d’entreprise pour régler les dépenses récurrentes de votre cabinet (articles médicaux, services publics, assurance) et échangez vos points contre de l’équipement, des voyages pour assister à des conférences médicales ou des primes pour le personnel.
• Refinancez votre dette : si vous avez des prêts ou des marges de crédit en cours, discutez avec votre conseiller en services financiers de la possibilité de restructurer votre dette afin de réduire vos mensualités ou même de la rembourser plus tôt pour vous débarrasser de cette dépense mensuelle.

3. Passez au numérique

Les outils numériques peuvent réduire considérablement les charges administratives, les coûts de personnel et les délais de facturation.

• Mettez à niveau votre système de gestion des dossiers médicaux électroniques ou votre logiciel de facturation : assurez-vous que vos outils automatisent les rappels de rendez-vous, les soumissions d’assurance et le rapprochement des factures (ce lien mène à un site web dont le contenu est en anglais seulement).
• Utilisez les soins virtuels de façon stratégique : proposez des consultations virtuelles lorsque cela est approprié afin de réduire les coûts liés à la rotation des chambres et d’accroître l’efficacité.
• Automatisez la gestion des stocks et les commandes : les outils infonuagiques peuvent vous aider à faire le suivi et le réapprovisionnement seulement lorsque cela est nécessaire, réduisant ainsi le gaspillage.

Conseil : demandez à vos employés de première ligne de vous indiquer où se trouvent les goulots d’étranglement ; ils disposent souvent de renseignements de première main qui peuvent vous faire gagner du temps et de l’argent.

4. Tirez parti des déductions fiscales et des crédits d’impôt réservés aux médecins

En tant que propriétaire d’un cabinet, vous avez accès à des déductions fiscales et à des crédits d’impôt qui peuvent réduire considérablement votre charge fiscale.

• Déduction pour amortissement (DPA) : déclarez l’amortissement de l’équipement, de la technologie et des améliorations locatives.
• Crédit d’impôt pour la recherche scientifique et le développement expérimental (RS&DE) : accessible aux médecins qui mènent des essais cliniques ou des recherches.
• Crédit d’impôt pour la création d’emplois d’apprentis : si votre cabinet forme des médecins résidents ou des apprentis à des postes administratifs.
• Médecins constitués en société : possibilité de bénéficier du taux d’imposition applicable aux petites entreprises et des stratégies de fractionnement du revenu (lorsque cela est applicable en vertu des règles en vigueur).

Envisagez de faire appel à un conseiller en services financiers ou à un fiscaliste qui comprend les finances propres à la pratique médicale afin de vous assurer de tirer le maximum des déductions disponibles.

5. Accédez à des subventions, à des incitatifs et à des services à valeur ajoutée

Il existe des programmes gouvernementaux et sectoriels conçus pour aider les professionnels de la santé à réduire leurs coûts et à investir dans leur cabinet.

• Subventions spécifiques aux soins de santé : disponibles pour la modernisation de l’information numérique sur la santé, la prestation de services de santé mentale, les initiatives liées à la santé des Autochtones et le soutien à la pratique en milieu rural.
• Incitations à l’efficacité énergétique : remises pour la mise à niveau des systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation, de l’éclairage ou d’autres infrastructures cliniques.
• Partenariats bancaires : les institutions financières comme RBC offrent des services à valeur ajoutée aux médecins, notamment des remises sur les services de facturation médicale, les logiciels de paie, les outils de cybersécurité et les solutions de gestion des activités professionnelles.

Vous pouvez également accéder à des outils numériques gratuits ou à faible coût pour la valorisation de votre marque, la prise de rendez-vous, les communications avec les patients et la comptabilité.

Si vous trouvez que l’exploitation de votre cabinet est devenue plus coûteuse que jamais, vous n’êtes pas seul. De nombreux propriétaires de clinique ressentent les effets des facteurs économiques et mondiaux qui touchent tous les domaines, de la chaîne d’approvisionnement à la dotation en personnel, en passant par les exigences réglementaires. La bonne nouvelle, c’est qu’en gérant de façon proactive vos coûts indirects, en adoptant des mesures d’efficacité numérique et en tirant parti des stratégies et des incitations fiscales, vous pouvez réaliser des économies importantes tout en continuant d’offrir les soins de haute qualité dont votre collectivité a besoin.