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RBC
Votre bureau est submergé de piles de papier qui menacent de s'écrouler ? Vos employés passent beaucoup de temps à chercher des documents dans les classeurs ? Si c'est le cas, le moment est venu de passer au numérique.

Le passage à un environnement sans papier vous fera gagner temps et argent, mais bien des propriétaires d’entreprise s’inquiètent des coûts initiaux, de la formation requise et du fonctionnement des nouveaux systèmes. Il faut plutôt regarder le résultat global puisque les avantages, comme la réduction des coûts d’entreposage, la sécurité accrue des documents et l’amélioration de la productivité compensent les inconvénients.

Avant que les piles de papier s’écroulent sur votre bureau, passez au numérique en cinq étapes faciles :

1. Allez en ligne

Mettez à portée de la main de vos employés toutes les données qu’ils utilisent régulièrement et augmentez ainsi leur productivité. Faites une enquête pour savoir dans quels secteurs votre entreprise utilise du papier et transférez ces données en ligne ou sur un site intranet. Numérisez les dossiers que vous utilisez régulièrement et conservez-les dans ce format. Facilitez le travail en équipe grâce à des logiciels comme Basecamp ou Slack, pour la collaboration et l’échange de documents en ligne. Fini l’impression des comptes rendus de réunions et d’autres documents.

2. Adoptez les services bancaires sans papier

Si vous recevez encore vos relevés de compte et de carte de crédit par la poste, passez facilement aux relevés électroniques. Profitez aussi des services bancaires en ligne au lieu de vous rendre en succursale pour faire des paiements et recevoir des fonds et réduisez du même coup l’utilisation du papier pour les reçus et confirmations. Enfin, payez vos employés par dépôt direct et réduisez la consommation de papier liée à l’impression de chèques et à leur envoi par la poste.

3. Optez pour la gestion de trésorerie sans papier

Demandez des relevés ou factures électroniques à tous vos fournisseurs. Commencez aussi à fournir des factures et reçus électroniques à vos clients. Les logiciels de numérisation et d’automatisation du traitement des comptes fournisseurs et des comptes clients, comme Esker ou NetSuite, vous aideront à consacrer moins de temps et d’argent à la tenue de livre, à l’inscription des écritures et à l’approbation des dépenses.

4. Communiquez électroniquement avec vos clients

Au lieu de demander à vos clients d’imprimer un contrat et de vous le retourner par télécopieur ou la poste, utilisez des formules électroniques et un logiciel d’acquisition et de gestion de la clientèle, comme Avoka ou PocketSuite. Envoyez des courriels à vos clients, au lieu de leur faire parvenir des dépliants, catalogues ou autres documents par la poste. Enfin, laissez tomber les dossiers papier et faites un suivi plus efficace des interactions avec vos clients à l’aide d’un logiciel de gestion relationnelle, comme Salesforce ou InfusionSoft.

5. Optimisez vos processus

Toute entreprise a un ou deux processus sur papier qu’elle utilise depuis toujours. Profitez de la numérisation de vos tâches pour évaluer si vous avez des processus en double ou non efficaces. Continuez à examiner vos processus régulièrement pour les simplifier et les informatiser.

Au final

Le passage au numérique est plus simple que vous ne le croyez et vous rapproche d’un environnement sans papier tout en réduisant vos coûts et en simplifiant le fonctionnement de votre entreprise, ce qui se traduira à long terme par des gains de temps et d’argent.

Un autre article de la série « Cinq étapes simples pour les petites entreprises » :