La version intégrale de cet article a paru à l’origine dans le site de Dr. Bill.
Qu’il s’agisse d’installer un nouveau système de DME ou de vous familiariser avec les fonctionnalités courantes d’une telle plateforme, assurez-vous d’abord de comprendre ce que le fournisseur vous offre sur le plan de la sécurité et de la protection des renseignements personnels, qui sont des considérations extrêmement importantes quand on traite des données de patients.
Deuxièmement, assurez-vous que le fournisseur offre un webinaire ou une formation en ligne qui vous permettra de vous familiariser avec le fonctionnement du système. Comme les systèmes de DME ne sont pas toujours faciles à utiliser, un soutien de départ facilitera votre apprentissage.
Les sept principales caractéristiques que devrait comporter votre système de DME
En plus d’être sécuritaire et d’assurer la protection des renseignements personnels, un bon système de DME devrait vous faire gagner du temps et vous aider à fournir de meilleurs soins. Voici les sept caractéristiques principales à rechercher :
1. Grilles de saisie sur mesure
Un bon système de DME devrait proposer des grilles de saisie faciles à remplir. Ces grilles devraient permettre l’entrée des données en quelques frappes, ainsi que la consultation facile des dossiers patients.
Assurez-vous aussi que le système vous permet de créer vos propres grilles de saisie, car chaque clinique a ses façons de faire. Ainsi, vous pourrez enregistrer les renseignements qui vous sont utiles dans votre pratique courante, ce qui vous permettra d’accélérer le traitement des dossiers similaires.
Voici un exemple des grilles de saisie que vous pouvez créer dans un système de DME :
- Problèmes de santé couramment traités
- Lettres de réponse aux demandes courantes
- Liens rapides vers les ordonnances courantes et les codes de diagnostic
- Évaluation des nouveaux patients.
2. Production de rapports et accès en tout temps
Assurez-vous de choisir un système de dossiers médicaux électroniques accessible en tout temps et de n’importe où – c’est-à-dire un système basé sur une plateforme Web (hébergement en ligne), qui permet de consulter les dossiers depuis n’importe quel appareil (ordinateur de bureau, téléphone mobile ou tablette) connecté à Internet. Ainsi, vous pourrez toujours accéder aux dossiers de vos patients, que ce soit de votre clinique, de l’hôpital ou en déplacement !
Un bon système de dossiers médicaux électroniques vous permettra de programmer des rapports sur mesure et de les produire automatiquement à la fréquence souhaitée (toutes les semaines, tous les mois, tous les trimestres, etc.). Idéalement, renseignez-vous auprès du fournisseur sur le fonctionnement exact de la fonction « Rapports » du système proposé, et sur les possibilités d’adaptation de cette fonction à vos besoins particuliers.
3. Communications entre prestataires
En plus de pouvoir accéder à vos dossiers médicaux de n’importe où, vous devriez être capable de partager des renseignements entre médecins. La capacité de recevoir (ex. : d’un médecin orienteur) ou de transmettre (ex. : à un médecin traitant) rapidement des dossiers patients contribue à accélérer les traitements en faisant en sorte que tous les médecins concernés disposent d’un historique à jour et précis de chaque cas.
Il peut aussi être utile que votre système de DME soit doté d’un système de communication centralisé, afin que vous puissiez clavarder directement avec un autre médecin, ou lui laisser des messages. La centralisation des communications relatives aux patients facilite l’enregistrement et la consultation des données à jour.
4. Fonction de gestion des rendez-vous
Un système de DME doté d’une fonction de gestion des rendez-vous peut faciliter le suivi des consultations. Une telle fonction est très utile, car vous pouvez habituellement l’adapter à vos besoins particuliers (ex. : programmation de rappels pour les résultats d’examen). La gestion des rendez-vous peut augmenter votre productivité en centralisant vos tâches administratives et en organisant votre horaire et vos rappels.
5. Ordonnances électroniques
La capacité de rapidement transmettre des ordonnances et autoriser des renouvellements est également une fonction à rechercher dans un système de DME. Cette fonction permet non seulement à vos patients d’obtenir plus facilement leurs médicaments, mais elle vous permet aussi de communiquer directement avec les pharmacies.
Certains systèmes de DME peuvent même faire le suivi des médicaments que vous avez prescrits à vos patients, et vous signaler les interactions médicamenteuses problématiques, ou encore les réactions allergiques potentielles. Vos prescriptions sont ainsi plus sécuritaires. Une autre fonction fort utile consiste à vous suggérer une solution de remplacement lorsqu’une interaction potentiellement nocive est décelée.
6. Portail pour patients
Un portail pour patients est un excellent outil d’éducation des patients, qui permet de partager des renseignements avec eux et d’accélérer leur rétablissement. Certains systèmes de DME permettent aux patients d’ouvrir une session sécurisée pour accéder facilement à des documents d’information (ex. : directives de traitement), à des formulaires à signer et à télécharger, à des résultats de laboratoire, à des listes d’allergies, de vaccins et de médicaments, à une fonction de prise de rendez-vous, à une fonction de demande de renouvellement, etc.
Un portail pour patients permet d’encourager les patients à prendre rendez-vous en ligne, ce qui réduit votre fardeau administratif et l’achalandage de la ligne téléphonique. De plus, un portail pour patients permet de centraliser et de facilement tenir à jour tous les renseignements utiles aux patients. Certains systèmes de DME sont même dotés d’un portail personnalisable, ce qui permet de distribuer des infolettres, des rappels préventifs, et des messages ciblés de promotion de la santé.
7. Intégration des résultats de laboratoire
Si vous souhaitez utiliser votre système de DME pour rationaliser votre pratique et améliorer votre efficacité, assurez-vous de choisir un système qui traite les résultats d’examen, qu’ils proviennent de votre clinique ou de l’extérieur. Ainsi, il sera facile de faire le suivi des échantillons soumis et des résultats. Les résultats seront automatiquement inscrits aux dossiers des patients, ce qui vous fera épargner du temps. Si les résultats d’un patient sont anormaux, le système vous alertera.
En plus de faciliter la communication avec le laboratoire, un système intégré vous permettra d’afficher les résultats sous une forme facile à consulter, que ce soit pour vous ou pour votre patient.
Quelle est la caractéristique la plus importante d’un système de DME ?
Même si les fonctions décrites ci-dessus améliorent l’efficacité, la principale caractéristique à considérer dans le choix d’un système de DME est la flexibilité.
En effet, il est extrêmement utile de pouvoir adapter votre système de DME à vos besoins particuliers, que ce soit en clinique ou au bureau. Si votre système de DME vous permet de personnaliser vos grilles de saisie, vos tableaux de bord et vos rapports pour qu’ils répondent à vos besoins exacts, il sera d’autant plus facile à utiliser au quotidien.
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