Planification des horaires : comment optimiser votre horaire d’été

L’été apporte un changement de rythme bienvenu, tant pour vos patients que pour votre équipe. Il s’accompagne aussi d’une hausse des demandes de congé. Plus que jamais, une bonne planification des horaires est ce qui permet à votre cabinet de continuer à fonctionner rondement.

Un horaire d’été bien pensé permet d’atteindre deux objectifs à la fois : offrir à votre équipe les pauses auxquelles elle a droit et assurer le bon fonctionnement de votre cabinet. C’est une combinaison gagnante, tant pour le moral de l’équipe que pour la rentabilité du cabinet. Mieux encore, les bonnes habitudes de planification qui vous aideront à traverser l’été vous seront tout aussi utiles le reste de l’année.

Voici comment établir un horaire qui respecte le temps de chacun tout en vous permettant de tirer le maximum de chaque heure de travail.

Encouragez les demandes de congé à l’avance et établissez des attentes claires

La meilleure façon d’assurer le bon déroulement de la période estivale est de connaître les besoins de votre équipe le plus tôt possible. Un processus de demande de congé simple et transparent vous donne le temps nécessaire pour organiser la couverture des horaires de manière réfléchie et à coût raisonnable, plutôt que de devoir improviser à la dernière minute.

Voici quelques pratiques qui peuvent faire toute la différence :

Des règles bien établies simplifient les approbations et donnent à chacun la visibilité nécessaire pour planifier son été.

Préservez vos heures productives

Un cabinet donne son plein rendement lorsque les professionnels et le personnel de soutien travaillent en parfaite coordination. Lorsque l’horaire est bien calibré, le cabinet peut fonctionner à plein rendement. Quelques mesures de planification simples peuvent faire toute la différence :

En plus d’aider votre cabinet à réaliser son plein potentiel, ces mesures favorisent un environnement de travail plus calme et une équipe qui se sent mieux soutenue.

Les bons outils peuvent vous faire gagner du temps

Gérer les horaires à l’aide d’un tableur ou d’une chaîne de messages peut fonctionner, mais cette approche risque d’exiger plus de temps qu’elle ne le devrait. Les outils de planification conçus à cette fin peuvent vous décharger d’une bonne partie de ce travail. De nombreux systèmes de gestion de cabinet offrent aujourd’hui des fonctionnalités de planification des horaires. Il est d’ailleurs possible que le vôtre en soit déjà doté. Si vous envisagez de vous doter d’un tel outil, privilégiez une solution qui s’intègre aux systèmes que vous utilisez déjà afin que les horaires, les heures travaillées et la paie soient gérés de façon intégrée, plutôt que dans des systèmes cloisonnés.

Les outils les plus utiles offrent généralement les fonctionnalités suivantes :

• Un horaire mis à jour en temps réel et accessible à tous, ce qui diminue les démarches de coordination et les chevauchements d’absences.
• Un suivi des congés centralisé qui regroupe les demandes, les approbations et les soldes de congé au même endroit et qui, dans bien des cas, s’intègre directement au suivi des heures travaillées et à la paie, réduisant ainsi les erreurs coûteuses à corriger.
• Des échanges de quarts de travail et des rappels que votre équipe peut gérer elle-même, vous évitant d’avoir à jouer le rôle de coordonnateur à temps plein.

Le temps ainsi dégagé peut être consacré aux soins aux patients et aux nombreuses responsabilités liées à la gestion de votre cabinet.

Prévoyez une certaine marge de manœuvre

Les horaires les plus résilients sont ceux qui laissent un peu de place à l’imprévu. Lorsque chaque heure est occupée au maximum de sa capacité, il suffit d’une consultation qui exige un peu plus de temps pour perturber le déroulement de toute la journée. Prévoir une certaine souplesse dans l’horaire permet d’absorber plus facilement les imprévus auxquels tout cabinet est inévitablement confronté.

Assurez-vous que l’horaire est accessible à tous

Un horaire n’est véritablement efficace que si toute l’équipe peut le consulter facilement. Une fois votre planification estivale établie, communiquez-la rapidement et largement afin que chacun puisse s’organiser en conséquence. Quelques bonnes pratiques peuvent également contribuer à la garder à jour :

• Conservez l’horaire dans un endroit accessible et tenez-le à jour afin que chacun sache en tout temps qui travaille et à quel moment.
• Avisez l’équipe le plus tôt possible lorsque des changements surviennent, pour éviter que les employés aient à modifier leurs projets à la dernière minute.
• Prenez un moment à mi-saison pour voir si l’horaire tient toujours la route.

Une planification attentive des horaires contribue à assurer le bon fonctionnement de votre cabinet et peut vous être utile bien au-delà de l’été.

Elle est bénéfique pour votre pratique, votre équipe et vos patients. Le temps gagné, la couverture plus prévisible et les heures productives préservées finissent tous par porter leurs fruits. Le temps investi dans la planification cet été peut vous être profitable bien au-delà de la saison estivale.