Adopter de bonnes pratiques : Revoir sa procédure de facturation

À quand remonte la dernière révision de votre procédure de facturation ou de la gestion quotidienne de votre cabinet ? Avouons-le, la facturation médicale peut s’avérer fastidieuse et chronophage, mais avec quelques changements simples, vous pouvez gagner du temps, éviter les erreurs et vous assurer que votre travail est pleinement rémunéré.

Voici quelques conseils qui pourraient vous être utiles.

Tirer profit de toutes les primes offertes

Les omissions et les erreurs de facturation expliquent souvent pourquoi les médecins ne touchent pas tous leurs revenus. Voici quelques-uns des aspects les plus négligés au moment de la facturation :

• Primes pour travail en dehors des heures normales
  Si vous prodiguez des soins en dehors des heures normales de bureau, par exemple le soir, la fin de semaine ou les jours fériés, vous pouvez être autorisé à facturer des primes supplémentaires. Ces primes sont remises pour tenir compte des perturbations et des exigences supplémentaires liées au travail en dehors des heures normales.
• Primes pour cas complexes
  De nombreux patients ont de multiples problèmes de santé qui nécessitent plus de temps, de coordination et d’attention. Dans ce cas, vous pouvez être autorisé à facturer des primes supplémentaires qui tiennent compte de la complexité accrue des soins prodigués.
• Primes pour visites spéciales
  Dans certaines provinces comme l’Ontario, les primes pour visites spéciales s’apparentent à des primes ajoutées à vos codes de frais habituels et peuvent augmenter le total de votre facture – surtout si vous avez certaines spécialités ou si vous travaillez le soir, la fin de semaine ou les jours fériés. Pour en tirer pleinement parti, il est important de prêter une attention particulière aux règles relatives au calendrier, au codage et à l’emplacement du service.
• Pratique en milieu rural et éloigné
  Les médecins qui travaillent dans des communautés plus petites ou plus isolées sont souvent confrontés à des défis particuliers, et ces primes sont conçues pour en tenir compte. Certaines provinces offrent même des incitatifs supplémentaires pour encourager le maintien en poste à long terme dans ces régions – il vaut donc la peine d’explorer les possibilités qui s’offrent à vous.

Revoir vos pratiques de facturation

L’examen de vos pratiques de facturation peut vous aider à garantir l’exactitude de vos données, à maximiser votre rémunération et à rationaliser votre flux de travail. Voici quelques étapes clés à garder à l’esprit au moment d’améliorer votre approche :

• Consigner en détail les rencontres avec les patients
  Veillez à en noter l’heure et le lieu, puis à préciser si la rencontre a eu lieu en semaine ou la fin de semaine. Si vous ne facturez pas immédiatement après la visite au patient, il est utile d’ajouter des commentaires qui vous rappelleront d’appliquer les primes correspondantes.
• Choisir la bonne solution de facturation
  Le choix d’un système de facturation efficace peut faire une grande différence en améliorant la précision des données et en économisant du temps. De nombreux logiciels de facturation proposent désormais des fonctions qui vous invitent à saisir des codes précis, suggèrent des primes en fonction des données saisies, voire automatisent ou signalent les codes pertinents.
• Exploiter les modèles de facturation
  Les modèles sont très utiles pour regrouper les codes, les primes et les modificateurs. Ils suggèrent automatiquement les bons codes lors de la facturation, réduisant ainsi le risque de négliger certains revenus qui vous sont dus. Vous pouvez personnaliser les modèles pour les adapter à votre pratique, afin que vos factures soient cohérentes.
• Prévoir la gestion des factures rejetées
  Pour une facturation efficace, il faut également savoir où trouver de l’aide en cas de besoin. Qui s’occupe des factures rejetées dans votre cabinet ? Cette responsabilité vous incombe-t-elle ou serait-il judicieux de la confier à la sous-traitance ? L’absence de suivi de quelques factures rejetées peut vous coûter aussi cher que le recours aux services d’un professionnel. En prévoyant la gestion des factures rejetées, vous veillez à récupérer toutes les sommes qui vous sont dues et à maintenir votre procédure de facturation sur la bonne voie.

Consigner toutes les activités pouvant être facturées

De nombreux médecins se privent de revenus simplement en négligeant de facturer toutes les activités pouvant être rémunérées. Voici quelques activités à facturer souvent négligées qu’il faut consigner :

• Consultations de médecin à médecin – Les brèves consultations au téléphone ou en ligne ne sont souvent pas consignées, même si la plupart des provinces vous permettent de les ajouter à votre facture. Ces petites sommes peuvent s’accumuler au fil du temps.
• Travail en dehors des heures normales et la fin de semaine – Certains contrats définissent des heures de travail précises (par exemple de 7 h à 17 h). Si vous travaillez en dehors de ces heures, vous pouvez avoir droit à une rémunération supplémentaire – assurez-vous de les facturer.
• Demandes d’indemnisation auprès d’un assureur privé ou spécialisé – Les consultations avec des patients couverts par des programmes comme WorkSafe, la Croix Bleue, les détenus fédéraux ou le RAMU peuvent ne pas relever de votre structure de facturation habituelle. Ces consultations doivent souvent faire l’objet d’une facture distincte. Il est donc utile de revoir votre convention et d’envisager l’utilisation de systèmes de facturation spécialisés pour traiter efficacement ces demandes.

Conclusion

Il faut prendre le temps de comprendre les pièges à éviter pour vous assurer d’être pleinement rémunéré pour les soins que vous prodiguez. En adoptant les bons outils et les meilleures pratiques, vous pouvez simplifier la procédure de facturation et vous assurer d’être pleinement rémunéré pour votre travail – sans trop de maux de tête et pour de meilleurs bénéfices nets.

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