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RBC
Ce n'est pas parce que vous faites les choses d'une certaine manière depuis des années qu'il faut continuer de la même façon.

Grâce aux applis et aux logiciels offerts de nos jours pour vous aider à laisser tomber le papier, c’est le moment idéal pour passer au numérique. Non seulement vous gagnerez de l’espace de bureau, mais cela vous aidera aussi à économiser et à réduire votre empreinte carbone. Que demander de mieux ?

Le passage à un environnement sans papier peut vous faire gagner temps et argent, mais bien des propriétaires d’entreprise s’inquiètent des coûts initiaux, de la formation requise et du fonctionnement des nouveaux systèmes. Il faut plutôt regarder le résultat global puisque les avantages, comme la réduction des coûts d’entreposage, la sécurité accrue des documents et l’amélioration de la productivité compensent les inconvénients.

Avant que les piles de papier ne s’écroulent sur votre bureau ou que vous ayez à acheter un autre classeur, passez au numérique en cinq étapes faciles :

1. Allez en ligne

Mettez à portée de la main de vos employés toutes les données qu’ils utilisent régulièrement et augmentez ainsi leur productivité. Faites une enquête pour savoir dans quels secteurs votre entreprise utilise du papier et transférez ces données en ligne ou sur un site intranet. Numérisez les dossiers que vous utilisez régulièrement et conservez-les dans ce format. Facilitez le travail en équipe grâce à des logiciels comme Basecamp ou Slack, pour la collaboration et l’échange de documents en ligne. Fini l’impression des comptes rendus de réunions et d’autres documents.

2. Adoptez les services bancaires sans papier

Si vous recevez encore vos relevés de compte et de carte de crédit par la poste, passez facilement aux relevés électroniques. Profitez aussi des services bancaires en ligne au lieu de vous rendre en succursale pour faire des paiements et encaissez des fonds, et réduisez du même coup l’accumulation de reçus et de confirmations papier. Enfin, payez vos employés par dépôt direct et réduisez la consommation de papier liée à l’impression de chèques et à leur envoi par la poste. La sécurité vous inquiète ? La plupart des banques ont des logiciels de chiffrement avancé et garantissent la sécurité des opérations bancaires en ligne.

3. Optez pour la gestion de trésorerie sans papier

Pour vous aider à réduire la paperasse, demandez des relevés ou factures électroniques à tous vos fournisseurs. Commencez aussi à fournir des factures et reçus électroniques à vos clients. Les logiciels de numérisation et d’automatisation du traitement des comptes fournisseurs et des comptes clients, comme Esker ou NetSuite, vous aideront à consacrer moins de temps et d’argent à la tenue de livre, à l’inscription des écritures et à l’approbation des dépenses. Vous pouvez aussi simplifier vos processus de paiement et de facturation avec l’aide de votre banque, vous inscrire pour que certaines dépenses soient automatiquement portées au débit de votre compte et ainsi réduire le traitement des documents papier, et utiliser la technologie pour vous aider à numériser votre gestion de trésorerie.

4. Communiquez électroniquement avec vos clients

Au lieu d’envoyer des factures par la poste ou de demander à vos clients d’imprimer des contrats et de vous les retourner, songez à utiliser des formulaires électroniques et des services numériques de gestion de la clientèle, comme Wave (Disponible en anglais seulement) ». Vous réduirez la quantité de papier utilisée et une fois que vous aurez amorcé la numérisation de votre entreprise, Mon tableau de bord d’entreprise (Disponible en anglais seulement) pourra réunir toutes vos applis sur un seul écran facile à consulter, ce qui vous fera gagner encore plus de temps et vous renseignera sur le rendement de votre entreprise.

5. Optimisez vos processus

Toute entreprise a un ou deux processus sur papier qu’elle utilise depuis toujours. Profitez de la numérisation de vos tâches pour évaluer si vous avez des processus en double ou non efficaces. Continuez à examiner vos processus régulièrement pour les simplifier et les informatiser.

Au final

Le passage au numérique est plus simple que vous ne le croyez et vous rapproche d’un environnement sans papier tout en réduisant vos coûts et en simplifiant le fonctionnement de votre entreprise, ce qui se traduira à long terme par des gains de temps et d’argent.