Comment gérer son temps quand on est médecin

TLPL :

• Des conseils sur la gestion du temps peuvent vous aider à éviter l’épuisement professionnel et à vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre travail.
• Les outils numériques peuvent simplifier et automatiser les tâches banales, libérant ainsi un temps précieux.
• Selon les experts, l’adoption de bonnes habitudes peut vous aider à vous acquitter plus rapidement et plus efficacement de votre liste de tâches.
• Il est primordial de vous réserver du temps pour vous, que ce soit pour assurer la gestion efficace de votre temps ou votre bien-être personnel.

Le texte qui suit est une version remaniée d’un article publié à l’origine sur le site de Dr. Bill.

La bonne gestion du temps contribue grandement à prévenir l’épuisement professionnel. La recherche révèle que la surcharge de travail est la principale cause d’épuisement professionnel chez les médecins. Et lorsqu’elle s’accompagne d’un sentiment de perte de maîtrise – parce qu’on ne sait plus où donner de la tête, par exemple –, on peut assister à la « tempête parfaite ».

Que faire, alors, pour mieux gérer votre temps ?

1. Consacrez au moins 20 % de votre temps à des activités que vous aimez particulièrement.

L’un des plus importants facteurs d’épuisement professionnel est le manque d’adéquation entre la vocation personnelle et les fonctions qu’on occupe. Par exemple, si vous êtes chirurgien et que vous adorez opérer, imaginez qu’on vous offre de nouvelles fonctions qui comprennent des tâches d’administration ou de gestion vous obligeant à délaisser la chirurgie pendant une bonne partie de la semaine. Cela ne serait pas si mal si la chirurgie n’était pas votre discipline préférée.

Même s’il est parfois inévitable d’hériter de fonctions qu’on aime moins, le fait d’accorder ne serait-ce qu’un peu de temps aux activités professionnelles que vous préférez donnera de l’intérêt à votre occupation.

Selon les experts, le fait d’affecter les employés pendant au moins une demi-journée par semaine aux tâches qui les stimulent permet de maintenir leur satisfaction au travail, car cela leur rappelle pourquoi ils ont choisi ce travail à l’origine. Pour bien des médecins, les tâches cliniques constituent la partie stimulante du travail. Puisque de nombreux professionnels de la santé considèrent que la médecine est non seulement une carrière, mais une vocation, le temps consacré aux patients peut représenter une précieuse source de ressourcement et prévenir l’épuisement professionnel.

2. Servez-vous de la technologie (avec modération).

La technologie peut être une arme à double tranchant lorsqu’il s’agit de gérer le temps, car elle peut être à la fois utile et distrayante. Vous pourriez être surpris du nombre de tâches routinières qu’il est possible de simplifier ou d’éliminer grâce à un peu d’organisation. Par exemple, bien des tâches administratives répétitives ou sans intérêt peuvent être accomplies au moyen d’un logiciel de dossiers médicaux électroniques. Si vous ne savez pas comment exécuter une tâche, prenez quelques minutes pour consulter votre fournisseur informatique : cela pourrait vous permettre ultérieurement d’y consacrer moins de temps.

De même, le temps passé à soumettre des demandes de règlement peut devenir frustrant et accaparant. Mais si vous vous inscrivez à un service comme Dr. Bill, qui vous permet d’envoyer des factures à partir de votre téléphone et de faire facilement le suivi de tous vos revenus, les avantages sont considérables. Non seulement vous vous assurez d’être payé comme il se doit, mais vous éviterez aussi de passer des heures à la fin de la semaine à comptabiliser chaque intervention et chaque acte de routine.

Utiliser des indicateurs de priorité pour vos courriels, créer des modèles pour les messages fréquemment envoyés ou établir des processus pour le personnel de votre cabinet médical constituent d’autres façons intéressantes d’économiser du temps. Si votre horaire est vraiment très chargé, rationalisez certaines tâches domestiques – par exemple en engageant une équipe de ménage – et automatisez le paiement de vos factures ; cela vous épargnera beaucoup de temps et de stress tout en contribuant à l’équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée.

L’inconvénient de la technologie, c’est qu’elle peut être source de distraction. Si vous êtes continuellement dérangé par votre téléphone intelligent, il peut être indiqué de fermer certaines applications pendant vos heures de bureau. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur les outils qui peuvent automatiser vos tâches.

3. Prenez de bonnes habitudes.

L’une des façons d’en faire plus en moins de temps consiste à prendre de bonnes habitudes. Par exemple, marquez les courriels auxquels il faut donner suite en arrivant à la clinique, faites une heure d’administration avant de quitter le bureau ou passez en revue votre agenda en prenant votre café.

Les experts suggèrent de lier ces habitudes à des choses que vous faites normalement tous les jours – comme les repas, le café du matin ou l’ouverture du bureau. Cette approche peut vous aider à accomplir vos tâches d’un trait, sans être distrait, sans être obligé de les remettre, ou sans perdre le fil d’un patient à l’autre. Toutefois, essayez de ne pas surcharger votre journée, afin qu’elle ne vous paraisse pas trop ennuyeuse ou routinière.

4. Hiérarchisez vos tâches.

L’idée de hiérarchiser vos tâches selon leur importance ou leur urgence peut paraître évidente, mais les chercheurs en gestion du temps dans le secteur de la médecine révèlent que cela contribue à la fois à la bonne gestion du temps et à la réalisation des objectifs de carrière.

Les experts recommandent aux médecins de séparer leurs tâches quotidiennes et mensuelles en les catégorisant de la façon suivante : importante et urgente, importante et moins urgente, moins importante et plus urgente, ou moins importante et moins urgente. Prenez ensuite le temps de vous consacrer aux tâches importantes, mais moins urgentes. Même si cela n’est pas possible au quotidien – parce que la priorité doit aller aux tâches à la fois importantes et urgentes –, une séance mensuelle permet de prévenir que des tâches moins urgentes, mais toutefois importantes ne soient oubliées.

L’épuisement professionnel menace lorsque des tâches que vous considérez comme importantes – comme la préparation de demandes de subvention de recherche, ou encore la direction de comités – sont continuellement reportées en faveur de tâches plus urgentes. Sans planification hebdomadaire ou mensuelle, les tâches les plus pressantes du moment tendent à prendre le dessus sur celles qui le sont moins. En planifiant ne serait-ce qu’approximativement vos tâches – ou en réservant un peu de temps aux tâches importantes –, vous vous assurerez d’être satisfait de votre journée.

5. Bloquez des périodes.

Même si vous passez le plus gros de votre journée avec les patients, de nombreuses autres activités requièrent probablement votre attention, comme les appels téléphoniques, les courriels, les ordonnances et les formules d’assurance. Ces tâches peuvent freiner le bon déroulement de votre journée et vous en occuper entre deux consultations peut vous laisser à bout de souffle, sans parler que vous risquez de quitter le bureau sans avoir accompli tout ce que vous aviez prévu.

Si vous avez l’impression de perdre le fil, essayez de réserver des périodes aux tâches administratives : consultez une ou deux fois par jour vos courriels/la messagerie de votre système de dossiers électroniques ; traitez la facturation à l’aide de votre téléphone intelligent après chaque patient ; réservez une période aux tâches administratives, en essayant de travailler par segments de 90 minutes. En réservant des périodes précises à vos diverses activités (responsabilités principales, activités de croissance personnelle, loisirs, gestion/administration, etc.), vous serez plus efficace et vous gaspillerez moins d’énergie. Si l’aménagement de votre horaire vous paraît un exercice difficile, essayez de déterminer combien de temps vous consacrez chaque semaine à vos diverses tâches. Vous pourriez être surpris de constater à quel point certaines activités – comme l’administration – vous mobilisent alors que vous jugez d’autres tâches plus importantes.

Si vous réservez une période à une activité particulière (ex. : la facturation), signalez-le à votre personnel. Ainsi, vous pourrez vous isoler dans votre bureau, à l’écart des distractions, et venir à bout de vos tâches. En avertissant votre personnel que vous réservez des périodes précises à certaines tâches (comme les longues demandes d’indemnisation pour accident de travail ou la facturation hebdomadaire), vous contribuerez à la bonne marche générale de votre bureau.

6. Prenez du temps pour vous.

Le plus important aspect de la gestion du temps est aussi l’un des plus importants pour votre bien-être général : garder du temps pour vous ! Il ne s’agit pas de prendre un bain mousseux ou de sortir dans un restaurant chic (et pourquoi pas ?), mais simplement de penser à vous au quotidien, que ce soit en savourant un café, en lisant vos textos, en prenant votre repas ailleurs qu’à votre bureau, ou en réservant 30 minutes en fin de journée pour faire le point avant de quitter les lieux. Cela est essentiel pour vous délasser. Après tout, si vous vous sentez à bout et surmené, vous risquez l’épuisement physique ou psychologique.

Même si bien des médecins aimeraient être des superhéros, la réalité, c’est qu’il est parfois impossible de venir à bout de tout ce qu’il y a à faire. Vous accorder un peu de temps, aussi simple soit-il, ne devrait jamais être la dernière chose que vous rayez de votre emploi du temps. Même si cela passe par la réservation d’un bloc de 15 minutes par jour, bien gérer votre temps, en tant que médecin, commence par une chose essentielle : votre propre bien-être. Vous êtes une ressource précieuse, alors utilisez intelligemment votre énergie.