Dans le climat actuel d’augmentation des coûts et d’instabilité économique, la gestion d’un cabinet dentaire peut sembler plus difficile que jamais. Face aux pressions financières croissantes, il est essentiel de veiller à ce que votre facturation soit à la hauteur du travail que vous accomplissez. Nous vous présentons quelques mesures pratiques pour assurer la pérennité de votre entreprise et traverser les périodes économiques difficiles avec sérénité.
1. Prévoir divers scénarios
S’il y a une leçon que nous pouvons tirer des dernières années, c’est que l’imprévu peut frapper à tout moment. Les Canadiens vivent dans l’incertitude depuis un certain moment déjà, et il est primordial de prévoir divers scénarios et de s’y préparer lorsqu’on n’est pas certain de l’avenir. En périodes d’incertitude, la planification par scénarios est un outil qui a fait ses preuves auprès des propriétaires d’entreprise. Souvent définie comme une planification de « situations hypothétiques », la planification d’entreprise par scénarios vise à formuler des hypothèses sur ce que l’avenir nous réserve et à comprendre comment diverses situations – ou scénarios – pourraient affecter votre entreprise.
Par exemple, si la moitié de vos patients décident que votre service est un luxe qu’ils ne peuvent pas se permettre, quelles en seraient les répercussions sur votre trésorerie ? Quelle incidence aurait la cessation des activités d’un important fournisseur ou l’augmentation du coût du service qui fait rapidement augmenter votre dette sur votre capacité à exploiter votre cabinet ?
La planification par scénarios vous permet de détecter les écueils, les déficits de trésorerie ou les fissures dans les fondations de votre entreprise avant qu’ils ne se produisent.
2. Comprendre les rentrées et sorties de fonds
Le vieil adage voulant que « l’argent liquide est roi » est particulièrement vrai en période de ralentissement économique. Pour toute entreprise, la gestion des flux de trésorerie consiste à augmenter les rentrées d’argent, à réduire au minimum les sorties et à s’assurer de disposer de fonds en cas de besoin. Pour obtenir une image plus claire de votre trésorerie, commencez par vous poser les questions suivantes :
Gérer mes rentrées de fonds
- Quelles échéances de paiement est-ce que j’offre à mes clients ? Les échéances offertes par mes fournisseurs sont-elles les mêmes ou sont-elles plus longues ?
- De quelle façon est-ce que je reçois les paiements : comptant, par chèque, par télévirement ou en ligne ?
- Quels sont les systèmes de surveillance dont je dispose pour percevoir les paiements à temps ?
Gérer mes sorties de fonds
- Mes achats ont-ils une incidence négative sur mes liquidités ?
- Ai-je un système en place pour effectuer des achats ?
- Est-ce que je profite de remises des fournisseurs ?
- De quelle façon est-ce que je paie mes employés, et à quelle fréquence ?
- Quel est mon cycle moyen de paiement ? Puis-je le prolonger ?
Gérer mes avoirs
- Ai-je des plans de dépôt à court et à long terme en place pour les liquidités excédentaires ?
3. Trouver des moyens de conserver les fonds dans votre entreprise
Si vous cherchez attentivement, vous trouverez des occasions de réduire les fonds sortant de votre entreprise. Par exemple :
- Passez en revue vos besoins en matière d’espace de bureau. Si le personnel qui vient au bureau est moins important, songez à réduire la taille de vos bureaux pour diminuer les paiements de loyer.
- Déterminez s’il est plus judicieux d’acheter des actifs ou de les louer.
- Songez à utiliser des ordinateurs ou de l’équipement de seconde main au lieu d’acheter du matériel neuf. Assurez-vous de vérifier que les garanties sont toujours valides afin de protéger vos placements.
- Passez en revue vos stocks et votre gamme de produits afin de déterminer ce qui se vend et où investir votre temps et votre argent. Les articles qui demeurent trop longtemps sur les tablettes drainent de l’argent sans en rapporter.
- Négociez les termes du fournisseur ou songez à faire du troc pour des produits et services.
- Examinez vos dépenses mensuelles afin de déterminer si vous décelez une occasion de réduire les frais de services publics, d’Internet ou de téléphone cellulaire.
- Parcourez tous les périodiques, les outils et les programmes auxquels vous êtes abonnés afin de déterminer si vous pouvez en annuler ou en mettre certains en attente.
4. Examiner vos dettes
Les entreprises fortement endettées sont particulièrement vulnérables en période de récession. Cela s’explique par le fait que plus une entreprise est endettée, plus elle a besoin de liquidités pour effectuer les paiements en capital et intérêts. Supposons que la demande des patients diminue et que votre cabinet fasse moins de revenus. Dans ce cas, la dette accapare de précieuses ressources, ce qui non seulement vous met à risque de défaut de paiement, mais encore vous contraint à couper les coûts de manière plus radicale, entravant ainsi votre productivité et votre capacité de saisir de nouvelles occasions.
Le moment est venu d’examiner attentivement vos dettes et le coût d’emprunt, ainsi que de trouver des façons de réduire l’effet de levier ou de consolider la dette vers un produit à taux d’intérêt plus faible. Un directeur de comptes de RBC peut vous aider à cerner des moyens de consolider vos dettes.
5. Investir dans la technologie et les solutions numériques
Bien qu’investir dans la technologie alors que votre budget est serré peut sembler contre-intuitif, c’est peut-être précisément le bon moment de le faire.
Lorsque l’économie est florissante, vous devez profiter des occasions qui s’offrent à vous pour soigner vos patients et faire autant de revenus que possible. Mais lorsque votre entreprise ne fonctionne pas à plein rendement, vous pourriez dégager des fonds de votre budget d’exploitation afin de faire des investissements technologiques sans nuire à la production de revenu. Une transformation numérique pourrait contribuer à rendre votre cabinet plus transparent, plus souple et plus efficient.
La technologie peut vous aider à réduire les coûts et à améliorer les analyses, de sorte que vous puissiez voir plus rapidement comment la récession affecte votre pratique.
Conseils à considérer
- Utilisez des outils d’automatisation pour les réservations en ligne afin de permettre aux patients de prendre, de reporter ou d’annuler leur rendez-vous à tout moment, ce qui réduit le nombre de clients défaillants et libère du temps pour le personnel.
- Explorez des modes de vente en ligne comme les marchés virtuels afin d’élargir votre bassin de clientèle.
- Exploitez les mégadonnées pour découvrir des tendances dans votre secteur et votre marché. Des plateformes comme l’outil Avantages Perspectives RBC pour la petite entreprise peuvent vous offrir un portrait en temps réel du comportement des consommateurs et des tendances d’achat.
Conclusion
Alors que les pressions économiques se font sentir dans tout le Canada et que les produits de première nécessité deviennent plus chers, les ménages font des choix de dépenses plus difficiles. Cependant, avec une bonne planification, il est possible de ne pas se contenter de surmonter cette période difficile, mais de prospérer.
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