Le travail à distance continuant d’être une réalité pour de nombreux Canadiens, il est plus important que jamais de pouvoir bien communiquer virtuellement. Cela permet à l’expéditeur d’économiser du temps tout en lui assurant que ses messages et ses intentions seront bien compris par les destinataires.
Voici huit conseils qui vous aideront à maximiser l’efficacité de vos courriels et à mieux communiquer dans un contexte de travail à la maison.
1. Indiquez clairement l’objet de votre message
Gardez à l’esprit que certains de vos destinataires reçoivent tous les jours des centaines de courriels. Indiquez de façon très claire l’objet de votre message sur la ligne prévue à cette fin. Utilisez pour cela des mots simples, mais qui reflètent l’essence de votre message. Une bonne pratique consiste à indiquer :
- le sujet dont vous traitez ;
- le motif de cette communication.
Par exemple, si votre message contient une question relative à une réunion récente, vous pourriez indiquer comme objet : « Réunion budgétaire : prochaines étapes ? » Efforcez-vous d’être concis et d’aller droit au but, et évitez les mots inutiles. Ainsi, vous augmenterez la probabilité que votre courriel capte l’attention du destinataire et risquerez moins qu’il passe inaperçu parmi les centaines de courriels qui inondent quotidiennement sa boîte de réception.
2. Adressez-vous au destinataire de façon appropriée
La formule à utiliser pour s’adresser au destinataire au début d’un message doit être plus ou moins officielle selon la nature des rapports entre les deux personnes.
- Si le destinataire a un style de communication assez traditionnel, vous devriez adapter votre style en conséquence.
- S’il s’agit du premier courriel que vous envoyez à quelqu’un, vous pourriez opter pour une formule d’appel plutôt traditionnelle (par exemple, « Chère collègue, » ou « Madame, ») jusqu’à ce que la personne vous ait répondu. Le ton de sa réponse vous aidera à déterminer le style à adopter.
- Bien sûr, si vous avez des échanges par courriel avec plusieurs membres d’une équipe, le ton sera probablement plus informel. Dans un tel cas, adaptez votre style en conséquence. Assurez-vous cependant que votre ton demeure professionnel.
3. Utilisez des polices de caractères classiques
Il est déjà difficile de prendre connaissance des nombreux messages que nous recevons quotidiennement. N’alourdissez pas la tâche de vos destinataires en utilisant des polices de caractères difficiles à lire. Vos messages doivent se lire facilement. Utilisez du texte brut (texte sans aucune mise en page et ne permettant pas l’utilisation d’images ou de polices de tailles différentes). Si vous préférez le format RTF, évitez les couleurs vives et limitez-vous aux polices de caractères standards. L’utilisation de polices inhabituelles et de couleurs peut créer une impression de manque de professionnalisme, même dans un message rédigé avec rigueur.
De plus, pour que vos messages soient accessibles aux personnes qui ont de la difficulté à lire, il vaut mieux vous en tenir à des polices sans empattements comme Arial, Veranda et Courier, ainsi qu’à des couleurs foncées et neutres qui se découpent facilement sur un fond blanc.
4. Soyez concis
Allez droit au but. La personne qui lit votre message ne devrait pas avoir à décortiquer plusieurs paragraphes pour découvrir ce que vous tentez de dire.
Évitez autant que possible d’écrire plus de trois paragraphes ; évitez également les paragraphes interminables qui rendent la lecture difficile. Par ailleurs, ne posez pas une série de questions l’une après l’autre, car vous vous exposez ainsi à ce que certaines restent sans réponse. Structurez vos messages comme s’il s’agissait de dissertations soignées : changez de paragraphe lorsque vous abordez un nouveau sujet.
Enfin, si vous croyez qu’un sujet est trop complexe ou trop vaste pour être abordé dans un courriel, n’hésitez pas à utiliser le téléphone. Pourquoi se donner des maux de tête pour écrire au sujet d’une chose dont il est beaucoup plus facile de parler de vive voix ?
5. Relisez tout
Corrigez les fautes d’orthographe et les erreurs de syntaxe, puis relisez de nouveau ! La plupart des logiciels de courrier électronique sont dotés d’un correcteur orthographique. Servez-vous-en. Mais ne croyez pas qu’il fera tout le travail à votre place. La présence d’erreurs simples dans un message pourrait nuire à la crédibilité de ce que vous dites. Ce risque est particulièrement important dans le cas d’une première communication avec quelqu’un.
6. Ne tardez pas à répondre
Il n’est pas toujours nécessaire de répondre aux messages, mais c’est une bonne habitude à prendre, surtout si l’autre personne travaille dans la même entreprise ou le même secteur que vous. Avec l’expansion du travail à distance, les communications par courriel ont gagné en importance, de sorte qu’il vaut mieux répondre aux messages dans les 24 heures. Une réponse rapide peut contribuer fortement à créer une impression de professionnalisme. Même si vous n’êtes pas en mesure de fournir immédiatement une réponse complète, le fait d’accuser réception d’un courriel et de promettre une réponse détaillée vous donne le temps d’élaborer une réponse réfléchie.
7. L’humour est une arme à double tranchant
Si vous êtes le boute-en-train du bureau, vous aurez peut-être de la difficulté à réprimer l’envie de glisser quelques blagues dans vos communications écrites. Or, ces blagues risquent d’être mal comprises par les gens qui ne vous connaissent pas bien. Même si votre intention n’est que de mettre un peu de légèreté dans les conversations, vous pourriez rendre certains destinataires perplexes ou même les insulter. Mieux vaut sans doute garder pour vous vos traits d’esprit sauf quand vous êtes certain que votre destinataire comprend votre humour.
8. Rappelez-vous que tout est toujours une question de contexte
Malgré l’importance des conseils qui précèdent, gardez à l’esprit que leur pertinence varie selon le contexte – c’est-à-dire selon le destinataire de votre message. Toutefois, cela ne signifie pas que vous pouvez vous permettre d’être désinvolte dans vos communications avec des personnes avec lesquelles vous vous sentez à l’aise. Respectez rigoureusement la règle suivante : n’envoyez jamais un message contenant quoi que ce soit que vous ne voudriez pas rendre accessible à tous.
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