6 conseils sur l'embauche de réceptionnistes de talent pour un cabinet médical

Les réceptionnistes sont essentiels au succès de votre cabinet. Lorsque vos patients, nouveaux ou de longue date, appellent ou se présentent à un rendez-vous, ils interagissent d’abord avec votre personnel. En plus de donner le ton à l’expérience globale des patients, ces interactions ont une incidence sur leur satisfaction, d’où l’importance de faire de bons choix.

L’embauche se déroule en 4 étapes :

Rédaction de la description de poste : un résumé des qualités et des compétences que vous recherchez.
Affichage du poste et recherche de candidats.
Entrevues avec les candidats qualifiés.
Sélection des meilleurs candidats et présentation d’une offre.

Voici quelques conseils pour recruter les bonnes personnes :

Définissez bien le poste. Selon la taille de votre cabinet, vous devrez peut-être embaucher plusieurs réceptionnistes. Dans certains cabinets, des personnes s’occupent des questions de facturation, alors que d’autres gèrent la prise de rendez-vous et interagissent directement avec les patients. Réfléchissez aux compétences nécessaires pour utiliser vos systèmes et au nombre d’employés requis pour assurer le bon fonctionnement du cabinet.
Déterminez les compétences voulues. Bien que les compétences technologiques générales soient importantes, il suffit souvent de donner une formation sur l’utilisation d’un portail pour les patients. Le personnel doit aussi être en mesure de composer avec des patients stressés ou malades, de collaborer et de s’acquitter simultanément de multiples tâches tout en demeurant calme. Réfléchissez au style de communication que vous préférez et à la façon dont vous souhaitez que vos patients vous perçoivent. Vous saurez ainsi quelles qualités privilégier.
Cherchez des candidats qui possèdent ces qualités et compétences. Une personne ayant déjà travaillé dans un cabinet médical aura sans doute une précieuse expérience pertinente, mais des candidats issus d’autres secteurs pourraient aussi convenir s’ils ont les aptitudes interpersonnelles et générales que vous recherchez. Par exemple, les personnes provenant des secteurs de l’hôtellerie, de l’immobilier et des services bancaires savent comment interagir avec les gens. Outre l’affichage du poste en ligne, vous pourriez demander des recommandations de vos employés, de vos proches ou de connaissances à l’extérieur de la profession médicale. Si vous avez de la difficulté à obtenir assez de candidatures, pensez à faire affaire avec une agence de recrutement. Sachez toutefois que vous devrez lui verser une commission.
Aiguisez vos techniques d’entrevue. En tant que médecin, vous êtes spécialiste de votre domaine, mais pas de l’embauche de personnel. Les experts recommandent de poser des questions ouvertes lors des entrevues, par exemple demander au candidat ce qu’il ou elle croit que votre cabinet pourrait faire pour optimiser le soutien des patients. Portez autant attention à la personnalité et aux aptitudes pour la communication du candidat qu’à son CV ou à son expérience. Après tout, vous cherchez probablement quelqu’un qui a la capacité d’adaptation et la souplesse voulues pour mener de front de multiples tâches. Remarquez si le candidat suit les directives et répond rapidement aux courriels et aux appels avant et après l’entrevue.
Vérifiez les titres de compétence. Votre intuition compte dans le processus de recrutement, mais vous ne voulez pas négliger d’effectuer un suivi des compétences et de l’expérience du candidat. Faites les vérifications nécessaires. Vérifiez ses références et ses antécédents criminels afin de protéger votre cabinet et sa réputation.
Faites en sorte qu’il soit particulièrement attrayant de travailler pour vous. Dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, l’offre de travail en soi ne suffit pas toujours. Il pourrait être utile d’énoncer vos valeurs, par exemple l’offre des traitements les plus récents ou d’un milieu de travail inclusif. Vous pourriez aussi envisager d’offrir une rémunération légèrement supérieure à la moyenne ou une souplesse accrue en matière d’heures de travail afin d’attirer les meilleurs talents. Proposer une formation est également susceptible de démontrer les possibilités d’avancement professionnel au sein de votre cabinet.

Si votre cabinet est de grande taille, peut-être pouvez-vous compter sur un gestionnaire ou un membre du personnel pour faire un premier choix de candidats. Enfin, il est préférable que vous rencontriez les candidats qualifiés afin d’effectuer une évaluation personnelle de leur capacité à offrir le soutien dont vos patients et votre cabinet ont besoin.

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