Le texte qui suit est une version remaniée d’un article publié à l’origine sur le site de Dr. Bill.
À titre de professionnel médical chevronné, vous savez à quel point la recherche de documents et de dossiers de patients peut entraîner des pertes de temps. Avec un bon logiciel de facturation, vous économiserez temps et argent, car vous réduirez le risque que des demandes de paiement soient rejetées ou refusées. Si vous êtes en quête d’un meilleur logiciel de facturation, assurez-vous de rechercher les cinq caractéristiques suivantes :
1. Facturation intelligente automatisée
Avec la facturation intelligente automatisée, la sélection de codes de frais et de diagnostics se fait en quelques clics, sans risque d’erreur puisqu’elle tient compte des règles de facturation de votre province. En repérant immédiatement un plus grand nombre d’erreurs d’entrée de données, vous pourrez apporter les corrections nécessaires avant de soumettre vos demandes de paiement. Cette fonction sera particulièrement utile aux nouveaux médecins qui connaissent encore mal les divers codes de frais et la façon de les utiliser. La facturation intelligente automatisée plaira également aux médecins plus expérimentés, car elle simplifie le processus de facturation et permet d’économiser beaucoup de temps.
2. Possibilité de soumettre des demandes de paiement regroupant de multiples patients
Vérifiez si le logiciel envisagé permet de regrouper plusieurs patients dans une même demande de paiement. La soumission de demandes distinctes peut vous faire perdre un temps précieux, surtout si les mêmes codes s’appliquent à de nombreux patients. Avec un logiciel permettant les demandes groupées, il vous suffira de créer une seule demande pour tous les patients associés à un même code de frais. Il pourrait en résulter une économie de temps considérable.
3. Outils de collaboration
La simplification du processus de facturation passe par la collaboration entre médecins. Les autres médecins qui travaillent à la même clinique que vous ont peut-être des méthodes plus rapides ou des renseignements dont vous auriez besoin. Ou peut-être avez-vous des patients en commun ou des demandes de paiement similaires. Choisissez un logiciel de facturation offrant la possibilité de créer des groupes de patients conjointement avec vos collègues. Ainsi, de concert avec les autres médecins de la clinique, vous pourrez créer des demandes de paiement groupées visant vos patients communs. En raison de la nature confidentielle des renseignements relatifs aux patients, assurez-vous toutefois que votre logiciel vous permettra de partager ces renseignements avec les autres médecins d’une façon aussi sécuritaire que possible.
4. Rapports transparents
Il est important de choisir un logiciel de facturation qui fournit des rapports détaillés sur les demandes en cours de règlement. De tels rapports permettent de voir tant le revenu touché à ce jour que les demandes de paiement en cours ou ayant été rejetées. Non seulement ces rapports sont essentiels pour la tenue de la comptabilité, mais ils indiquent en temps réel les sommes à recevoir. Si certaines de vos demandes de paiement sont rejetées ou refusées, il se pourrait que vous soyez payé en retard pour les services concernés ou même que vous ne soyez pas payé du tout. Dans de tels cas, mieux vaut être informé le plus tôt possible afin de pouvoir corriger les erreurs ayant pu se glisser dans une demande et la soumettre de nouveau. Rappelez-vous que vos demandes de paiement représentent votre chèque de paie. Connaître les sommes qui constituent votre revenu, c’est votre droit. En choisissant un logiciel de facturation qui vous donne accès (si possible, en temps réel) à des rapports transparents sur vos demandes de paiement actives, vous saurez où vous en êtes et tout sera clair.
5. Gestion des demandes rejetées
Que ce soit en raison d’une simple erreur ou d’un non-respect des règles fixées par l’organisme responsable des soins de santé dans votre province, il arrive qu’une demande de paiement soit rejetée. Gérer vous-même ces demandes peut s’avérer coûteux et entraîner des pertes de temps, surtout si vous ne connaissez pas parfaitement les codes et les règles de facturation de votre province. Pour cette raison, il est important de choisir un logiciel de facturation comportant, sous une forme ou une autre, un outil de gestion des demandes de paiement rejetées. Peut-être n’avez-vous pas le temps d’étudier le guide des codes de frais de votre province et les nombreuses règles qui y sont associées. Certains logiciels offrent donc des services de soutien par des spécialistes de la facturation afin de savoir pourquoi une demande de paiement a été rejetée et comment vous y prendre pour la soumettre de nouveau. Ainsi, non seulement vous éviterez de perdre un temps précieux dans des tâches administratives complexes, mais vous serez mieux en mesure de récupérer des sommes qui, autrement, ne vous auraient pas été versées. Que vous travailliez dans une petite clinique ou un grand centre hospitalier, votre logiciel de facturation doit être convivial, vous faire économiser du temps, et être doté de toutes les fonctionnalités nécessaires au bon déroulement de vos activités. En choisissant un logiciel possédant les caractéristiques appropriées, vous mettrez en place dès le départ un important facteur d’efficience de votre processus de facturation.
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