Demandez à l’expert : 8 questions sur la gestion du personnel en cette période imprévisible

Dans le présent article, nous demandons à des experts en ressources humaines de nous conseiller sur la façon de gérer son effectif et de soutenir ses employés en période d’incertitude.

ATTRACTION ET CONSERVATION DU PERSONNEL

Q1 : Il est difficile de trouver de nouveaux employés. Que puis-je faire pour attirer du personnel ?

Un récent Sondage relatif aux perspectives sur le lieu de travail (ADP Canada) a révélé que l’équilibre travail-vie personnelle et la flexibilité de l’horaire de travail sont les principaux facteurs qui motivent le choix d’un employeur – avant même le salaire. « Pour convaincre les travailleurs de changer d’emploi, les recruteurs des entreprises mettent de l’avant l’équilibre travail-vie personnelle plutôt que le salaire et les avantages sociaux, explique Thao Tran, principale conseillère en ressources humaines à ADP. Les candidats s’intéressent aussi aux entreprises motivées par une raison d’être, dont les valeurs correspondent aux leurs, et qui savent créer une culture forte en suscitant un sentiment d’appartenance chez leurs employés. »

Joanne Acri, cofondatrice de Junction Collective, confirme les propos de Thao Tran. « La première chose que veulent savoir les candidats, peu importe le poste et avant même le salaire, c’est la politique de retour au bureau, dit-elle. Personne ne veut revenir à temps plein au bureau, quelles que soient les fonctions. »

Thao Tran ajoute que ce changement de perspective chez les candidats a forcé les entreprises à revoir rapidement leur façon d’attirer des talents. Ainsi, de nombreux recruteurs ont choisi d’abandonner leurs stratégies traditionnelles pour adopter une approche axée sur le numérique en premier lieu, inspirée du marketing destiné aux consommateurs.

« Dans un monde numérique, la promotion de la marque de l’entreprise et les histoires que ses employés publient dans les médias sociaux peuvent aider certains recruteurs à devancer leurs concurrents dans l’acquisition des candidats les plus prometteurs. » Les employeurs peuvent considérer les stratégies suivantes :

• bonifier leur programme de recommandation des employés ;
• recruter des talents inexploités – retraités, étudiants ou nouveaux diplômés, etc. –, à l’aide d’outils en ligne comme Magnet;
• utiliser les babillards d’emploi en ligne ;
• encourager leurs employés à parler en bien de l’entreprise dans les sites d’évaluation des employeurs ;
• envisager une stratégie de recrutement universitaire (pour obtenir des conseils, écoutez l’épisode spécial du podcast d’ADP Insights@work sur le recrutement efficace dans les campus).

Q2 : Comment puis-je intégrer efficacement les employés qui travaillent à distance ?

R : Les événements des deux dernières années ont incité les entreprises à améliorer l’intégration des employés, qu’ils travaillent à distance ou dans l’environnement de bureau traditionnel.

« Pour que l’intégration d’un nouvel employé soit réussie, il faut compter sur le soutien de tous les membres de l’équipe qui l’accueille – chargés de l’embauche, groupes d’employés pairs, superviseurs, dirigeants de l’entreprise, etc. Plus l’intégration est rapide, plus tôt le nouvel employé est en mesure de contribuer pleinement au succès de l’entreprise », précise Thao Tran.

Les meilleures pratiques d’intégration des employés continuent d’évoluer. Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à mettre sur pied un programme d’intégration à distance efficace :

• Veillez à ce que les dirigeants et le personnel accueillent le nouvel employé virtuellement (par courriel, par téléphone, par vidéo, etc.).
• Planifiez la présentation du nouvel employé aux personnes-ressources clés.
• Jumelez le nouvel employé avec un collègue accompagnateur.
• Veillez à ce que les ressources et l’équipement nécessaires soient à la disposition du nouvel employé.
• Faites un suivi quotidien ou hebdomadaire auprès du directeur du nouvel employé.
• Faites des exercices de développement de l’esprit d’équipe à distance.
• Recueillez les commentaires du nouvel employé sur le déroulement de l’intégration.

Pour obtenir plus de conseils, visionnez le webinaire d’ADP intitulé Employee Onboarding : Your Guide to Building Engagement, Strengthening Retention and Enjoying Bottom-Line Benefits.

OFFRIR UN ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL SÉCURITAIRE ET FAVORABLE

Q3 : Quels sont vos conseils pour réduire les risques d’infection en milieu de travail pendant la pandémie de COVID-19 en cours ?

« Les employeurs ont le devoir de prendre toutes les mesures raisonnables pour offrir un milieu de travail sécuritaire et sain aux employés, dit Thao Tran. Les employeurs doivent s’assurer de respecter les consignes gouvernementales en vigueur, notamment en matière de santé publique, ainsi que toutes les normes d’emploi applicables et les lois sur la santé et la sécurité. »

La conseillère énumère quelques mesures que les employeurs devraient envisager (et qu’ils pourraient être tenus de mettre en œuvre) :

• Effectuer régulièrement un nettoyage en profondeur des locaux, en plus de désinfecter fréquemment les lieux de travail.
• Effectuer une évaluation des risques en milieu de travail, notamment en consultant leur comité mixte de santé et de sécurité, ou leurs représentants ; et élaborer un plan de sécurité.
• Mettre en place des mesures de contrôle pour lutter contre la propagation des maladies transmissibles et infectieuses (ex. : permettre le travail à domicile ou exiger le port du masque et la distanciation physique au travail, dans la mesure du possible).
• Assurer un approvisionnement suffisant en fournitures de nettoyage, en équipement de protection individuelle et en barrières protectrices, au besoin.
• Former les employés sur les risques en milieu de travail, et sur les mesures à prendre pour prévenir la propagation des maladies transmissibles et infectieuses – consignes de santé publique, règles de santé et de sécurité au travail, méthodes de travail, manipulation du matériel, etc.
• Adopter des politiques en matière de déclaration des maladies et de congés de maladie.
• Mettre en œuvre des programmes et des pratiques de santé et de mieux-être.

 
Q4 : Comment puis-je soutenir les employés en milieu de travail en adoptant des protocoles faciles à comprendre ?

R : D’abord et avant tout, si vous avez un employé qui hésite à venir travailler pour des raisons de sécurité, faites preuve d’empathie à l’égard de son anxiété, et expliquez-lui toutes les mesures que vous mettez en place pour protéger tous ceux qui se présentent dans vos locaux.

Faites preuve de transparence et d’ouverture quant à vos protocoles, afin de démontrer que vous êtes soucieux de la santé de vos employés. Joanne Mason, directrice générale nationale de RBC, conseille de communiquer plus que jamais. « Il faut non seulement nettoyer, mais aussi le faire savoir. La santé et la sécurité sont vraiment importantes, mais si vous n’informez pas vos clients et vos employés sur ce que vous faites, ils ne seront pas nécessairement conscients des mesures que vous avez mises en place pour les protéger. »
 
Q5 : Comment gérer les pénuries de personnel en cas de maladie ou d’isolement volontaire ?

Les pénuries de personnel sont malheureusement devenues courantes dans l’ensemble des entreprises et des secteurs d’activité, puisque les employés restent à la maison lorsqu’ils sont malades ou lorsqu’ils sont tenus de s’isoler à la suite d’une exposition à la COVID-19.

Gardez à l’esprit qu’une pénurie de personnel est stressante pour vos employés qui travaillent actuellement, car ils pourraient rapidement devenir dépassés si vous n’adaptez pas vos activités de quelque façon. Il est donc essentiel de surveiller les signes d’épuisement professionnel lorsque vous n’avez pas suffisamment de personnel.

« Pour surmonter les problèmes de dotation en personnel, les employeurs peuvent envisager d’embaucher des travailleurs temporaires ou saisonniers, ou encore de confier certaines tâches à des sous-traitants indépendants. Les entreprises peuvent aussi envisager de redistribuer les tâches, les responsabilités et la charge de travail, ou de recourir au partage des tâches, à la formation réciproque ou au rehaussement des aptitudes », dit Thao Tran.
 
Q6 : Comment puis-je montrer à mon personnel que je me soucie vraiment de sa santé et de sa sécurité ?

R : La protection de la santé et de la sécurité de vos employés est probablement votre principale préoccupation, et il est important que votre personnel sache à quel point il compte pour vous. Thao Tran offre les conseils suivants :

En plus de démontrer l’engagement de l’employeur à assumer ses responsabilités juridiques, le fait de communiquer de façon proactive sur les politiques et les procédures en matière de santé et de sécurité démontre que l’entreprise se soucie d’offrir un milieu de travail sécuritaire et sain aux employés. Il est également important de solliciter l’avis des employés sur les meilleures pratiques en matière de santé et de sécurité, en s’assurant d’y donner suite – idéalement en consultation avec le comité mixte de santé et de sécurité, ou son représentant.

Les programmes de bien-être et les mesures de flexibilité peuvent également contribuer à promouvoir la sécurité, la santé et le bien-être général des employés. Les employeurs peuvent envisager les mesures suivantes :

• Options de travail à distance et hybrides
• Flexibilité de l’horaire de travail
• Prestations de bien-être parrainées par l’entreprise (ex. : Programme d’aide aux employés, services de santé virtuels), et congés de maladie payés (désormais exigés ou subventionnés dans plusieurs provinces et territoires).

CONSIDÉRATIONS RELATIVES À L’EMPLOI

Q7 : Je dois temporairement mettre à pied du personnel. Quelles sont les étapes à suivre et les règles à connaître ?

R : « Avant de décider de mettre temporairement à pied du personnel, un employeur doit vérifier les normes d’emploi en vigueur dans sa province ou son territoire (si elles ne relèvent pas du gouvernement fédéral), ainsi que les contrats de travail (ou la convention collective, le cas échéant) de ses employés. Il devrait aussi consulter son conseiller juridique, recommande Thao Tran.

Dans bien des cas, un employeur ne peut effectuer que des mises à pied temporaires s’il ne veut pas risquer d’être poursuivi pour congédiement déguisé. Il doit pouvoir s’appuyer sur un droit contractuel explicite, ou encore sur un droit implicite de mise à pied fondé sur des pratiques commerciales ou sectorielles antérieures. »

Thao Tran précise par exemple que les employeurs de l’Ontario qui envisagent des mises à pied temporaires doivent être prêts à prendre les mesures suivantes :

• Informer les employés touchés de la mise à pied ; la Loi sur les normes d’emploi, 2000 (LNE) précise les règles à respecter en matière d’avis écrit.
• En raison de la pandémie de COVID-19, le gouvernement de l’Ontario a apporté des modifications temporaires à certaines règles de la LNE concernant les mises à pied, qui demeurent en vigueur jusqu’au 30 juillet 2022. Les employeurs doivent vérifier si ces changements ont une incidence sur leur milieu de travail.
• Remettre des relevés d’emploi aux employés touchés, en respectant les délais prescrits.
• Suivre les règles de la LNE relatives au rappel au travail.
• Si un employé demeure mis à pied pour une période supérieure à ce que prescrit la loi, l’employeur est réputé avoir congédié l’employé.
• En règle générale, l’employé a alors droit à une indemnité de cessation d’emploi et à tout autre droit qu’il pourrait avoir à la cessation d’emploi.

 
Q8 : Mon entreprise ne fonctionne pas bien depuis que tous mes employés travaillent à domicile. Puis-je obliger mes employés à travailler au bureau ?

R : Généralement, lorsque les mesures gouvernementales relatives à la pandémie de COVID-19 le permettent, les employeurs peuvent exiger que les employés qui travaillent habituellement dans les locaux de l’entreprise retournent au bureau. « Cependant, les employeurs doivent fournir un milieu de travail sûr et sain, rappelle Thao Tran. Quand ils rouvrent leurs lieux de travail et permettent aux employés de retourner au bureau, les employeurs doivent s’assurer de respecter les consignes gouvernementales, notamment en matière de santé publique, ainsi que les lois applicables, comme les lois sur les normes d’emploi et sur la santé et la sécurité. » La conseillère ajoute que les meilleures pratiques en matière de reprise du travail en personne comprennent l’envoi d’un préavis aux employés (le plus tôt possible), et la communication régulière entre employeur et employés.

À propos de Thao Tran :

Principale conseillère en ressources humaines à ADP, Thao Tran détient le titre de conseillère en ressources humaines agréée (CRHA). Elle fournit des conseils sur divers aspects de la gestion des ressources humaines (acquisition de talents, rémunération, avantages sociaux, gestion du rendement, conformité, etc.). Elle fait partie de l’équipe Assistance RH d’ADP®, qui répond à tous les besoins de soutien des petites entreprises en matière de gestion des ressources humaines. Grâce au site ADP Assistance RH, les petites entreprises peuvent joindre en direct des spécialistes comme Thao Tran pour obtenir des outils, pour connaître les meilleures pratiques ou pour solliciter des conseils en matière de conformité. Les conseillers d’ADP sont à leur disposition pour les aider dans la gestion, la conservation et le recrutement de leur personnel, afin de favoriser leur prospérité et leur pérennité.