La conférence Canadian Women in Medicine (CWIM) passe du mode « en personne » au mode virtuel
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RBC
La conférence Canadian Women in Medicine (CWIM) est le plus grand rassemblement de femmes médecins d'Amérique du Nord qui réunit des centaines de femmes dans un climat de convivialité. À la suite de la COVID-19, la conférence a dû basculer vers une formule virtuelle – qui s'est avérée une réussite.

2017, la Dre Setareh Ziai a senti chez ses collègues et amis tout le poids de l’épuisement professionnel et de l’absence de motivation. Ce sentiment a été exacerbé par l’assassinat de l’une de ses collègues, la Dre Elana Fric, en décembre de la même année. Reconnaissant l’importance de l’entraide, elle a eu l’idée d’organiser un rassemblement pour les femmes médecins.

La Dre Caitlin Schwartz et elle ont tenu leur premier rassemblement et ont vite constaté qu’elles venaient de créer un événement promis à un grand avenir. Depuis la toute première conférence Canadian Women in Medicine (CWIM), les organisatrices ont vendu les billets de chacune des conférences dans les six semaines suivant le début de la période d’inscription. En trois ans, les conférences CWIM sont passées de 500 à 800 puis à 1 100 participantes.

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Dr Setareh Ziai

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Dr Caitlin Schwartz

Ce qui distingue les conférences CWIM

Plutôt que de se concentrer sur des sujets cliniques comme dans les autres conférences médicales, ces conférences soutiennent la mission du CWIM, c’est-à-dire mettre en relation et soutenir les femmes médecins de manière à leur permettre de s’épanouir dans tous les aspects de leur vie, tant professionnelle que personnelle.

Les conférences explorent des sujets liés à l’avancement professionnel — comme le leadership, l’égalité des sexes en médecine et les compétences en communication — ainsi qu’au bien-être personnel, notamment le stress, l’éducation des enfants, les relations et les modes de vie sains. Elles abordent également des questions sociales importantes telles que la violence conjugale, les changements climatiques et les inégalités raciales. Cette formule offre de nombreuses possibilités de réseautage et de socialisation avec des femmes qui partagent les mêmes idées.

« Bien qu’il y ait 900 femmes dans la pièce, on a l’impression de toutes les connaître, confie la Dr Ziai. On y retrouve vraiment un sentiment de solidarité féminine, de soutien et d’appartenance dans notre espace, et ce sentiment persiste longtemps après l’événement. »

Conversion en événement virtuel pour soutenir les femmes médecins

La conférence de cette année était prévue pour le début du mois de juin 2020, mais les restrictions imposées par le pays en raison de la pandémie ont empêché la tenue de l’événement en personne. « Nous avons d’abord pensé à annuler, a indiqué la Dr Schwartz. Mais, nous avons reçu des dizaines de courriels de femmes médecins de partout au Canada nous disant que, plus que jamais, elles avaient besoin de la conférence étant donné les nouveaux facteurs de stress et les changements de vie engendrés par la pandémie. Nous avons presque immédiatement décidé de passer à une formule virtuelle. »

Parce que les conférences sont des occasions pour les femmes médecins de se ressourcer (plutôt que de partager des connaissances médicales ou de réfléchir aux récentes avancées technologiques, aux écrits spécialisés ou aux directives concernant les soins aux patients), l’annulation a semblé contraire à la raison fondamentale qui a poussé les Dr Schwartz et Ziai à les créer.

Maintenir le sentiment d’appartenance

L’équipe n’était pas tout à fait certaine de la manière dont elle allait s’y prendre, mais elle s’est donné pour objectif de rendre l’événement virtuel aussi incroyable que la version en personne, et tout aussi satisfaisant sur le plan personnel.

« Nous voulions absolument maintenir un certain niveau de relation personnelle au cours de ces trois jours », explique la Dr Ziai. En explorant les différentes options de conférences virtuelles, elles ont intégré tout ce qu’elles pouvaient pour favoriser les relations interpersonnelles. Par exemple, elles disposaient de plusieurs espaces pour créer des réseaux, publier des photos, organiser des discussions privées et de groupe ainsi que des réunions en petits groupes.

Elles ont également pu conserver tous les mêmes intervenants ainsi qu’un programme très similaire à celui de l’événement en direct, y compris un créneau consacré à la visite d’un hall d’exposition virtuel pendant les pauses et le dîner. « Nous avons également pu maintenir notre séance d’entraînement de groupe annuelle du matin et nos activités sociales du soir en les transposant dans un format virtuel, ce qui a vraiment renforcé l’impression de “vraie conférence » », ajoute la Dr Schwartz.

Cet engagement en faveur d’une impression de vraie conférence a nécessité plusieurs plateformes et de nombreuses intégrations, mais malgré la complexité en coulisses, ça en valait largement la peine. Compte tenu des réactions des participantes, la conférence a réussi à favoriser un sentiment de groupe qui s’apparente énormément aux événements en personne du passé.

« De nombreuses participantes ont exprimé leur étonnement de se sentir si “proches », malgré la distance, a déclaré la Dr Schwartz. Bien que l’expérience en personne de la conférence ait manqué à beaucoup de gens, la plupart ont été agréablement surprises et bouleversées par le sentiment d’appartenance qu’elles ont ressenti, en dépit de la formule virtuelle. Qui aurait cru qu’une conférence virtuelle pourrait apporter à tant de gens autant de plaisir et de convivialité ? »

Les conférences du CWIM sont également célèbres pour leurs fabuleux cadeaux d’adieu. Un colis amusant a donc été envoyé à toutes les personnes inscrites lequel contenait entre autres une canette individuelle de vin mousseux pour que tout le monde puisse participer au cocktail d’adieu.

Accessibilité : Un effete secondaire positif

En général, la conférence du CWIM affiche complet en quelques semaines. Mais, grâce au passage à la formule virtuelle, l’équipe a pu rouvrir les inscriptions et permettre à plusieurs centaines de femmes de plus d’y participer, lesquelles n’auraient pu le faire autrement.

De plus, de nombreuses personnes inscrites ont fait savoir qu’elles aimeraient que l’événement conserve son aspect virtuel, même après le retour à la formule standard en personne.

L’équipe s’est donc fixé pour objectif d’organiser des événements hybrides chaque fois que cela est possible, non seulement pour permettre à celles qui ne peuvent pas se déplacer de participer, mais aussi pour intégrer les nouvelles technologies qui ont fait leurs preuves lors de la conférence de cette année.

Alors que l’équipe de Canadian Women in Medicine était confrontée à ce qui semblait être au départ un regrettable abandon d’une formule de conférence gagnante pour un événement dont les femmes médecins rêvent chaque année, elle a réussi à passer à une formule en ligne et à offrir une expérience qui a conservé l’esprit, la joie et le sentiment d’appartenance qu’elle avait créé dans ses conférences antérieures.

« Tout est possible avec la bonne idée, a déclaré la Dr Ziai. Une cause importante, un brin de passion et l’incroyable public qu’il faut. »